この要領は、北広島町における旅券事務の処理を円滑に行い、併せて住民サービスの向上を図るために必要な事項を定めるものである。

2　定義

この要領における用語の定義は、次のとおりである。

①　一般旅券発給申請書　旅券法(以下「法」という。)第3条に規定する新たに旅券を取得するための一般旅券発給申請書をいう。

②　一般旅券訂正申請書　法第10条に規定する旅券の記載事項に変更を生じた場合に記載事項を最新のものに変更するための一般旅券訂正申請書をいう。

③　一般旅券査証欄増補申請書　法第12条に規定する査証(ビザ)欄を増やすための一般旅券査証欄増補申請書をいう。

④　一般旅券渡航先追加申請書　法第9条に規定する渡航先を個別に記載された限定旅券に渡航先を追加するための一般旅券渡航先追加申請書をいう。

⑤　紛失一般旅券等届出書　法第17条に規定する有効旅券の紛失又は焼失したことを届け出るための紛失一般旅券等届出書をいう。

⑥　新規発給　法第3条第1項に規定する一般旅券の発給をいう。

⑦　緊急発給　人道ケースに該当する場合に、申請当日に旅券を発給することをいう。

⑧　早期発給　緊急発給には該当しないが、疎明資料等により業務等緊急に渡航する必要性を認める場合に、標準処理期間より短い期間で旅券を発給することをいう。

⑨　該当事案　法第4条の2ただし書きに規定する外務大臣が渡航の便宜のため特に必要があると認める案件、法第5条第3項に規定する外務大臣が指定する地域への渡航及び法第13条第1項の各号のいずれかに該当する案件をいう。

⑩　未交付失効　法第18条第1項第2号に該当する旅券の効力が消滅することをいう。

3　標準処理期間

旅券の発給に係る事務は、旅券発給申請書等を受付した日から起算して次の表に掲げる期間(以下「標準処理期間」という。)内に処理するものとする。ただし、閉庁日は、標準処理期間に算入しないものとし、県の審査により補正を要するものについては、別途県と調整する。

4　旅券発給申請書等の受付等

(1)　住民から、一般旅券発給申請書、一般旅券訂正申請書又は一般旅券査証欄増補申請書(以下「申請書」という。)若しくは紛失一般旅券等届出書(以下「届出書」という。)の提出があったときは、申請書又は届出書の記載事項及び提示・提出書類を審査確認し、記載内容等に間違いがなければ受付けし、受付票(様式1)及び旅券受領証(以下「受領証」という。)(様式2)若しくは紛失一般旅券等届出書受付票(様式3)に必要事項を記入のうえ、申請者又は届出者に受領証又は紛失一般旅券等届出書受付票を交付する。

(2)　受付した申請書又は届出書に①受理年月日、②受理番号(別表1により)及び③窓口記入欄(別表2により)を記入し、④区分欄、⑤確認欄、⑥有効期間欄(12歳未満の子供の場合)の該当項目をチエックし、必要により⑦外務省コード欄の該当項目を○印で囲んだ後、申請書又は届出書をコピー(1枚)して原本を受理番号順に整理するとともにコピーを受理番号順に申請書・届出書(写)綴(仮称)に綴り、保管する。

(3)　受付票と提出書類をホッチキス留めし、申請書とともにクリップで留める。

(4)　当日分の受付が終了した時点で、県への送付票(様式4)に必要事項を記入し、記入した事項と申請書等送付書類の突合を行い、送付票に確認者が確認印を押す。

(5)　申請書とともに受取ったはがきは、受付日の翌日、裏面に必要事項を記入し投函する。

(6)　一般旅券発給申請のうち、緊急発給、早期発給及び該当事案に係るもの並びに一般旅券渡航先追加申請に係るものについては、県旅券センターで手続きするよう案内する。

5　旅券発給申請書等の県への送付、審査等

(1)　3により受付した申請書、届出書及び添付書類は、送付票とともにトランクに収納し、施錠する。

(2)　翌開庁日の別途県と協議して定める時間までに、トランクを県が契約した配送業者(以下「配送業者」という。)に手渡す。

(3)　県から申請書類等の不備について連絡を受けた場合は、当該申請者に対して、今後の手続きを説明し申請書を補正をさせる。

(4)　県から二重申請リスト(M／L)該当者である旨の連絡があった場合は、当該申請者に対して、今後の手続きを説明する。

6　旅券の受領等

(1)　申請書を受付して7開庁日目(標準処理期間が8日の場合)の別途県と協議して定める時間までに配送業者からトランクを受取り、トランクに収納された送り状に記載された冊数と申請種類等毎の旅券の冊数を確認する。

(2)　旅券は、申請者又はその代理人へ交付するまでの間、紛失しないよう金庫等に保管する。

7　旅券の亡失又は損傷

(1)　保管中の旅券を申請者に交付するまでの間に亡失又は損傷した場合は、速やかに電話、FAX等で県へ報告し、取扱を協議する。また、未交付旅券亡失(損傷)報告書(様式5)を、旅券損傷の場合は損傷旅券を添えて県へ提出する。

(2)　(1)の協議の結果、旅券の亡失又は損傷に係る交付日の変更等がある場合は、申請者に対し速やかに通知する。

(3)　県において再作成され、送付された旅券を申請書へ交付する。

8　旅券の交付等

申請者又はその代理人から旅券の交付の申出があった場合は、次のとおり処理する。

①　送付したはがきと手数料相当額の収入印紙及び広島県証紙を貼付した受領証を受取り、はがき及び受領証に記載された受理番号で、旅券に記載された受理番号を確認し、該当する旅券を抜き出す。

②　旅券に記載されている氏名とはがき等の氏名を確認するとともに受領証に貼付されている収入印紙及び広島県証紙の金額を確認し、間違いがなければ、当該人を窓口に呼び出し、氏名、生年月日、本籍(都道府県名)等を聞取るとともに顔写真で申請者本人に間違いないかを確認する。

③　申請者本人と確認できれば、旅券の記載事項(顔写真、署名等)に誤りがないかを確認させ、誤りがなければ、旅券を交付し、収入印紙に消印する。

④　交付した旅券に係る申請書のコピーを綴りから取出し、交付年月日を当該コピーの余白(官公庁記載欄等)に記入し、別途綴るなどして、1年間保管する。

⑤　交付した旅券に係る受領証及びはがきは、必要事項を記載した送付票とともに県へ送付する。

⑥　旅券の記載事項に間違いがないことの申請者本人への確認は、広島県知事が認める場合を除き、旅券に組込まれているICチップの記録を読取るIC旅券交付窓口端末機により行う。

9　旅券の未交付失効の処理

(1)　県から旅券を受領し、4か月程度経過した時点で、県から送付された未交付データリストを参考にして、旅券未受領者に対し旅券受取りの督促を行う。

(2)　旅券発行後、6か月を経過しても受領されない未交付失効旅券は、月に一回、月末現在のものを翌月の5日までに、未交付・返納旅券一覧表(様式6)に必要事項を記入のうえ、当該旅券を添えて県へ送付する。

(3)　県へ返送した旅券に係る申請書のコピーは、その余白(官公庁記載欄等)に県へ返送した旨記載し、4(2)の申請書(写)綴(仮称)から取りはずし、未交付失効旅券申請書綴(仮称)に編綴し、1年間保管する。

10　返納旅券の受理及び還付

(1)　旅券の所持者から、旅券の返納の申し出があった場合は、旅券返納申出書(様式7)を提出させ、必要事項を未交付・返納旅券一覧表に記載し、当該旅券とともに県へ送付する。ただし、有効期限の到来した旅券及び損傷によらない切替申請に伴う返納旅券については、旅券返納申出書の提出は不要とする。また、有効期限の到来した旅券については、VOID(消印)処理し、返納申出者が還付を希望すれば、当該旅券を還付する。

(2)　県でVOID(消印)処理され、還付旅券一覧表(様式8)とともに返送された旅券は、旅券の返納申出者に還付する。

11　その他

(1)　この要領に定める他、県が作成した「広島県旅券事務処理マニュアル」に定めるところより、事務を処理する。

(2)　トランクの配送業者からの受取り又は配送業者への引渡しが時間内に行われない場合は、直ちに、その旨を県へ通告する。

(3)　この要領に定める事務に関係のある事項については、県と連絡を密にして事務を処理する。

附則