2　文書の取扱いは、すべて正確、迅速及び丁寧に行い、事務が能率的に処理されるよう努めるとともに、その処理状況を常に明らかにし、処理後の保管及び保存を的確に行わなければならない。

3　個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第78条及び第79条並びに北広島町情報公開条例(平成17年北広島町条例第12号)第6条の規定により公開又は開示しないこととなるおそれのある情報の記録された文書の取扱いについては、細心の注意を払い、その内容が漏れないようにしなければならない。

4　文書は、職員が組織的に用いるものとして保有することとなったとき又は収受若しくは起案により保有することとなったときは、速やかに文書管理システムにより必要事項を記録しなければならない。

2　総務課長は、各課の文書の管理が適切かつ能率的に処理されるよう指導しなければならない。

2　課長は、文書の整理を促進し、情報の適正な保管及び保存をするため、課を単位として文書分類表(別表第1)に従い分類及び整理を行い、ファイル基準表を会計年度(以下「年度」という。)ごとに作成し、常に最新の状況にして管理するよう努めなければならない。

2　各課の文書管理主任は、主幹、課長補佐、所長補佐又は係長をもって充てる。

3　文書管理主任は、その課における次に掲げる事務を掌理する。

2　文書記号は、年度を示す数字に、町名を表示する北及び別表第3の主管課を表示する文字を加えたものとする。この場合において、当該文書が指令であるときは、文書記号の前に「指令」の文字を付けるものとする。

3　文書番号は、法令等により別に定めのあるもののほか、課ごとに年度を通じて一連番号とし、同一事案に属する往復文書は、完結するまで同一番号を用いる。

4　前3項の規定は、コンピュータにより認識できる文書(以下「電子文書」という。)について準用する。

2　前項の記号は、それぞれ「北広島町条例」、「北広島町規則」、「北広島町告示」及び「北広島町訓令」とする。

3　第1項の番号は、当該条例、規則、告示及び訓令の公布の順序に従い、暦年による一連番号により付けるものとする。

2　契約書、登記文書その他とじ替えを禁ずる文書には、そのとじ目に割り印しなければならない。

2　電子署名を行うために必要な手続きその他の事項は、別に定める。

2　各課において直接受領した文書は、速やかに総務課に送付しなければならない。

2　主務係長は、前項の規定により文書の交付を受けたときは、これを閲覧し自ら処理するもののほか、主務課長の指示した処理方針を示して事務担当者に交付しなければならない。

3　主務課長は、前2項の規定にかかわらず閲覧した文書のうち重要なものは、事務担当者に処理方針を指示する前に町長の閲覧及び指示を受けなければならない。

4　主務係長は、前項の規定により文書の交付を受けたときは、文書管理システムに収受年月日、分類番号等所定の事項を記録し、自ら処理するもののほか、主務課長の指示した処理方針を示して事務担当者に交付しなければならない。

5　電子文書の収受年月日は、当該電子文書が了知可能な状態に置かれることとなった期日とする。

6　第4項の分類番号は、ファイル基準表(様式第3号)による第1分類、第2分類、第3分類、第4分類及びファイル名の番号とする。

2　総務課は、総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、次に掲げるところにより処理する。

3　主務課で直接受信した総合行政ネットワーク文書は、主務課において前項第1号及び第2号に規定するところにより処理する。

4　主務課は、第2項第3号の規定により総務課から配信された文書及び前項の規定により受信した文書を第18条の規定の例により処理する。

2　交付を受けた文書のうち例規となるものについては、当該文書の上部の余白に「例規」と記載しなければならない。

2　前項ただし書による方法で処理する場合においては、当該起案者は、文書管理システムに件名、分類番号その他の必要事項を記録するとともに処理する事案の末尾に署名し、又は記名押印するものとする。

3　起案は、次の要領により行わなければならない。

2　起案文書で至急に施行を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回り、又は当該起案文書の上部欄外余白に「至急」と朱書しなければならない。

3　起案文書の事案を代理決裁又は代理決定した者は、その者の認め印の左上に「代」と記載しなければならない。この場合において、後閲に付すべきものはさらに「後閲」と記載しなければならない。

2　合議された事案に対して異議のあるときは、口頭をもって協議するものとする。この場合、協議の整わないときは、主務課長は、その旨を付して上司の決裁を受けなければならない。

3　合議した事案が、当初の起案と異なって決裁されたとき又は廃案になったときは、主務課長は、合議した課長にその旨を通知しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、電子文書交換システムにより発信する文書については、主務課において施行することができるものとする。

3　前項の総務課への送付は、急施を要する場合を除くほか、次に掲げる時間までに行わなければならない。

2　総務課は、前項の規定による処理をしたときは、当該決裁文書に必要事項を記載し、当該決裁文書を主務課へ返付しなければならない。

2　文書の整理は、原則として文書管理システムによって行う。ただし、この方法によることが不適当なものについては、当該文書に適した方法を用いるものとする。

3　文書分類表の2以上の分類に関連する文書は、最も関連の深い分類に整理する。

2　4月1日から5月31日までの間に発生する文書で、前年度に所属する歳入又は歳出に係るものにあっては、前項本文の規定にかかわらず、当該前年度に区分するものとする。

3　2以上の年度又は暦年にわたる文書は、完結した年度又は暦年に属する完結した文書として区分する。

2　前項の規定にかかわらず、完結文書が例規等事務処理上の規範となるもの又は執務のため常時閲覧する必要のあるものは引き続き主務課長において保存管理することができる。

3　総務課長は、各課の保管すべき文書の保管状況を検査し、必要に応じて保管についての指示を与えるものとする。

4　文書の性質に応じ、当該文書の保管は、文書管理システムによることができる。

2　総務課長は、保存文書の内容について審査し、不適当なものについては修正を求めることができる。

3　保存文書(文書管理システムにより保存する文書を除く。)の引継ぎをするときは、主務課において保存年限ごとに文書保存箱に収納し、文書目録を作成のうえ、総務課へ引き継ぐものとする。

4　総務課長は、前項の規定により完結文書の引継ぎを受けたときは、当該完結文書の整理の適否を審査し、適当と認めたものについて書庫に収蔵しなければならない。

2　文書の保存年限は、当該事案の処理が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年をもって処理するものにあっては、翌年1月1日から起算する。

2　主務課長は、保存期間において前項各号のいずれかに該当することとなったときは、当該文書の保存期間について総務課長と協議するものとする。

2　前項の規定による持ち出しは、文書管理システムに所定の事項を記録して行わなければならない。

3　第1項の規定により持ち出した完結文書は、他に転貸し、又は抜取り、取替え、訂正等をしてはならない。

2　保存を要しない文書及び第38条第2項の規定により主務課長において保存する文書については、前項の規定にかかわらず、主務課長において処分することができる。

3　廃棄する文書のうち、歴史的資料として保存が必要と認められるものは、教育委員会へ移管するものとする。

2　前項の規定にかかわらず出先機関の長は、あらかじめ町長の承認を得て文書事務の取扱いについて特別の定めをすることができる。

1　この訓令は、平成17年2月1日から施行する。

2　この訓令の施行の際、現に保管又は保存されている文書の取扱いについては、なお従前の例による。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成23年9月26日から施行する。

この訓令は、平成25年6月11日から施行する。

この訓令は、平成25年10月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年9月24日から施行する。

この訓令は、平成30年3月9日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。