○北広島町立小中学校文書取扱規程
平成19年3月28日
教育委員会訓令第6号
北広島町立小中学校文書取扱規程
(趣旨)
第1条 この規程は、北広島町文書事務取扱規程(平成17年北広島町訓令第5号)に基づき、北広島町立小中学校(以下「学校」という。)の文書管理について基本的な事項を定めることにより、適正かつ円滑に事務処理することを目的とする。
(文書事務取扱の原則)
第2条 この規程において「文書」とは、職務上取り扱うすべての文書(図面及び電磁的記録を含む。)をいう。
2 文書は、すべて正確、迅速に取り扱い、常にその処理状況を明らかにし、処理後の保管及び保存を的確に行わなければならない。
第3条 校長は、その学校における文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう、職員を指導しなければならない。
(文書取扱責任者)
第4条 校長は、校内に文書取扱責任者(以下「責任者」という。)を置かなければならない。
2 責任者は事務職員等をもって充てる。
3 責任者は、学校内の文書に関する次に掲げる事務を行う。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の整理に関すること。
(3) 文書の保管及び保存に関すること。
(4) 文書の廃棄に関すること。
(5) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関して必要なこと。
(文書の閲覧、交付及び校外持出し)
第5条 すべての文書は、校長の許可を受けなければ、これを関係者以外の者に示し又は告げ、若しくはその写しを交付することはできない。文書を校外へ持ち出そうとするときも同様とする。
2 共同事務室で行う事務処理上、文書、諸帳簿を持ち出す場合は、校長の許可を受けなければならない。その際には、機密保持等に細心の注意を払って取り扱い、事務の適正な執行に資するように努める。
(帳簿)
第6条 各学校に、文書処理簿を置く。
(文書の収受及び取扱い)
第7条 学校に到着した文書は、事務の遅滞が生じないよう、速やかに収受の手続きを行なわなければならない。
2 文書は、親展のものにあっては封をしたまま、それ以外のものにあっては開封し、収受する。
3 文書の収受は、表面余白に収受印を押印し、文書処理簿に記載し、校長の閲覧に供するものとする。ただし、パンフレット、刊行物等軽易な文書については、文書処理簿への記載を省略することができる。
(文書処理の原則)
第8条 校長は、閲覧後、自ら処理するもののほか、その処理担当者(以下「担当者」という。)を定め、当該担当者を通して速やかに処理させなければならない。
(起案)
第9条 文書の起案は起案書により行う。ただし、定期的な報告又は軽易な文書はこの限りではない。
2 起案書は、関係者に回議の上、校長の決裁を受けなければならない。
(発送文書の取扱い)
第10条 決裁を終えた文書で、発送を要する文書(以下「発送文書」という。)は、担当者において文書処理簿に発送年月日を記載して、これを発送しなくてはならない。
2 発送文書は、原則として校長名を用いるものとする。
3 発送文書には、公印を押印するものとする。ただし、次の各号に掲げるものについては、これを省略することができる。
(1) 児童や保護者、地域に対する文書
(2) 軽易な文書
(3) 案内状、礼状、挨拶状等の書簡
(4) その他校長が認めた文書
(文書の管理)
第11条 文書は、必要に応じて目的のものが迅速に取り出せるように体系的に分類・整理しなくてはならない。
2 文書は、別に定める文書分類表により、分類、整理しなくてはならない。
3 文書は、その規格等を勘案し、できるだけそれに適合した保管器具に収納し、文書が私有化されないよう所定の場所において管理するものとする。
(未完結文書の保管)
第12条 事務処理が完結していない文書は、各担当者が保管し、問い合わせ等に速やかに対応できるようにしておかなくてはならない。
(文書の保存期間)
第14条 文書の保存期間は、法令その他特別に定めるところによる。ただし、保存年限の定めのない文書の保存期限は、文書の種類内容等を考慮して、校長が定める。
(文書の廃棄)
第15条 校長は、保存期間満了の文書を廃棄させるものとする。ただし、必要があると認められるものについては、更に期限を定めて延長することができる。
2 保存期間中の文書であっても、校長が保存の必要がないと認めたものについては、これを廃棄することができる。
3 廃棄文書のうち、内容が他に漏れて支障のあるものは、裁断等により確実に処分する。
(委任規程)
第17条 この規程に定めるもののほか、文書の管理事務取扱に関して必要な事項がある場合は、校長が別に定めるものとする。
附則
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。