(趣旨)

第1条　北広島町行政LAN・WAN運用管理要領(平成17年北広島町訓令第10号。以下「LAN要領」という。)に規定するネットワークを利用して業務上電子メールを送受信する場合の取扱いについては、北広島町文書事務取扱規程(平成17年北広島町訓令第5号)等別に定める場合を除くほか、この基準の定めるところによる。

(定義)

第2条　この要領における用語の意義は、LAN要領に規定するもののほか、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(電子メールの取扱い)

第3条　利用者は、LAN要領第12条及び第16条に規定する個人情報の保護及び利用者の責務に留意し、誤送信の防止等電子メールの取扱いに十分配慮しなければならない。

(電子メールの送受信)

第4条　電子メールを送受信する際は、組織管理メールについては組織ユーザIDに対応するメールアドレス(以下「組織アドレス」という。)を、個人管理メールについては個人ユーザIDに対応するメールアドレス(以下「個人アドレス」という。)を利用して行うものとする。

(組織管理メールの管理)

第5条　組織管理メールを管理する者(以下「メール管理者」という。)は、文書事務取扱主任とする。

(施行できる文書)

第6条　電子メールにより施行できる文書は、決裁文書のうち公印又は文書記号・文書番号を必要としない文書(以下「施行可能文書」という。)とする。

(施行方法の表示)

第7条　施行可能文書を電子メールを利用して施行しようとする場合は、起案文書に「電子メール施行」と記載のうえ、決裁を受けなければならない。

(浄書及び照合)

第8条　施行可能文書については、案文の入力(案文が修正されて決裁された場合は案文の修正入力)をもって浄書されたものとみなし、施行しようとする内容と当該決裁文書との確認をもって照合されたものとみなす。

(日付の記載等)

第9条　当該決裁文書への日付の記載及び施行可能文書への日付の入力並びに当該決裁文書への施行年月日の記載は、主務課において行うものとする。

(受信すべきでない電子メール)

第10条　メール管理者は、誤送信された電子メール又は受信すべきでない電子メールについては、返信又は削除その他必要な処置をとらなければならない。

(主管に属しない電子メール)

第11条　メール管理者は、受信した電子メール(以下「受信メール」という。)のうち主管に属しないものがあるときは、直ちに主務課の組織アドレスに転送しなければならない。ただし、主管の明らかでないものについては、町長部局にあっては、総務課の組織アドレスに転送し、総務課において、総務課長から当該受信メールの主務課の決定を受け、当該主務課の組織アドレスに転送することとし、他部局にあっては、町長部局に準じてそれぞれ取扱いを定めることとする。

(紙に印刷した文書の取扱い)

第12条　受信メールのうち紙に印刷した文書は、文書事務取扱主任が収受の手続を行った後、文書規程の定めるところにより、一般文書と同様の取扱いをするものとする。

(保存年限)

第13条　電子メールの保存年限は、原則として、送信又は受信した日の属する会計年度の翌会計年度の終了の日までとする。

(個人管理メールの削除)

第14条　個人管理メールの保存期間は原則として3か月とし、当該期間経過後は、利用者はこれを削除するものとする。ただし、当該期間経過後も保存する必要があるものについては他の方法で保存するものとする。

(準用規定)

第15条　この基準は、出先機関においてネットワーク以外で利用される電子メールの取扱いについて準用する。